Étude de cas
Abitibi-Témiscamingue
Les défis
du CAB
Notre force chez Géant du Web, c'est le sur mesure !
Route de livraison
un trajet différent pour chaque journée pour chaque semaine du menu.
Commande automatisées complexes
Devoir attribué le bon plat selon les différentes diètes.
Menu complexe
Ajout de soupes, repas, desserts illimités pour chaque journée du menu
Tarifs
Charte de tarifs pour les transports 100% personnalisé
Bon de commande
Multi payeurs avec % différent générant plusieurs factures par bon de commande.
Tableau de bord
Le tableau de bord est la page d'accueil de l'intranet, il contient les éléments suivants :
- Graphiques de statistiques
- Liste des demandes de transport en attente de traitement
- Nombre de bénévoles avec vérifications expirées
- Liens rapides vers les formulaires (nouveau client, nouvelle demande de transport, etc.)
- Logs de modifications en temps réel
- Accès au menu qui permet d'accéder à toutes les autres pages de l'intranet.
Clients
Liste et fiche
Ajustements
Nous avons fait plusieurs ajustements sur les maquettes des clients afin de répondre à tous les besoins du CAB.
Membre du groupe de clients
Nous avons ajouter une option de groupe pour les clients. Il faut simplement sélectionner le groupe du client, dans le menu déroulant.
Numéro principal
Nous avons ajouté l'option de cocher le numéro principal. Celui qui est coché est celui qui apparaît dans la liste des clients.
Émission des reçus d'impôts
Pouvoir indiquer si on doit émettre les reçus d'impôts ou non, pour ce client.
Langues
Pouvoir cocher la ou les langue(s) parlée(s) par le client. Anglais, Français ou Autre, avec possibilité de préciser si autres est coché.
vit seul ?
Pouvoir indiquer si le client vit-seul ou non.
Si non, pouvoir indiquer le nom des personnes qui vivent avec lui.
Difficultés présentes
Pouvoir cocher une ou plusieurs difficultés du client.
Payeurs et méthode d'envoi
Pouvoir indiquer qui paie pour les service ainsi que la méthode d'envoi des factures
En cas d'urgence
Pouvoir indiquer qui contacter en premier en cas d'urgence, parmi tous les contacts.
Liste des clients - personne contact
Afficher le contact en cas d'urgence sur la liste des clients : Son nom, son lien avec le client et son numéro de téléphone.
Les informations ont été masqués sur l'image.
Système de recherche - filtre par congé
Nous avons ajouté une option pour pouvoir filtrer par congés prolongés pour la popote roulante.
Les clients qui sont en congé prolongé avec une date de fin indéterminé et qui ont une date de relance arrivé à échéance apparaîtront dans la liste.
Clients
Volets services
Volet transport
Ajustements personnalisés
Motif : Nous avons ajouté un menu déroulant pour pouvoir sélectionner le motif d'utilisation du service des transports. Les options à l'intérieur du menu déroulant sont gérables dans l'administration de l'intranet.
Situation : Pouvoir indiquer si la situation du client est temporaire ou permanente.
Payeurs : Pouvoir ajouter plusieurs payeurs potentiels pour les transports incluant tous les payeurs organismes, le CAB Rouyn-Noranda ou le client lui-même.
Volet popote roulante
Ajustements personnalisés
Notion d'épisode : Pouvoir mettre fin à la popote roulante et la réactiver plus tard, pouvoir consulter les vieux volet pour les épisodes antérieures.
Situation : Pouvoir indiquer si la situation du client est permanente ou temporaire.
Notion de cabarets : Pouvoir indiquer le nombre de cabarets livrables pour ce client.
Commandes automatisées : Pouvoir cochée le type de diète du client. Permet au système d'attribuer les bons repas lors de la commande automatisée, par la suite.
Texture : Pouvoir indiquer la texture mangé par le client. Le système attribuera les bons repas en fonction des textures des plats, par la suite.
Fréquence : Pouvoir cocher des journées différentes selon la semaine du menu.
Contenant : Choix du contenant cabaret ou jetable.
Besoins alimentaires : Pouvoir indiquer si le client est en mesure de préparer ses repas et s'il peut s'alimenter seul.
Congés de popote
Il est possible d'ajouter un congé de popote pour une journée ou un congé prolongé pour un client.
Les congés prolongés permettent également de mettre une fin indéterminé avec une date de relance (qui déclenchera une alerte pour rappeler le client)
Le système des commandes automatisées ignore les journées de congés et n'assigne pas de repas pour ces journées. Si la commande est déjà créée, l'ajout d'un congé annule les repas du jour, dans la commande du client et annule la facturation de cette journée dans son bon de commande, automatiquement.
Notion de cabarets : Si un client a normalement plusieurs cabaret, le congé peut être pour un seul cabaret ou pour la totalité. Le système doit alors modifier le nombre de repas à livrer ou l'annuler complètement.
Bénévoles
Liste et fiche
Ajustements
Groupes de bénévoles
Nous avons ajouter une option de groupes pour les bénévoles. Il faut simplement sélectionner le groupe du client, dans le menu déroulant, et cliquer sur le + pour ajouter le bénévole dans ce groupe. Le bénévole peut se trouver dans plusieurs groupes.
Nous avons ajouté un filtre sur la liste des bénévoles permettant de filtrer les bénévoles par groupe.
Fin d'implication
Pouvoir mettre une date de fin d'implication et choisir un motif de fin.
Numéro principal
Pouvoir indiquer quel numéro est le principal.
Le numéro principal est celui qui affiche dans la liste des bénévoles.
Courriels
Pouvoir ajouter plusieurs courriels pour le bénévole.
Préférence de communication
Pouvoir indiquer le préférence de communication : Courriel, texto ou en personne / papier.
Engagement
Pouvoir indiquer, dans les disponibilités du bénévole, si son engagement est régulier ou ponctuel.
Dernière minute
Pouvoir cocher si le bénévole accepte d'être contacté à la dernière minute.
Notes sur les disponibilités
Pouvoir laisser des notes sur les disponibilités du bénévole.
Gestion des semaines
Ajout de repas illimité
Afin de répondre aux différentes diètes des clients du CAB, le menu a été construit sur mesure afin de pouvoir ajouter un nombre illimité de soupe, de repas et de dessert.
Nous avons également ajouté l'option d'ajouter 2 options dr légumes pour chaque repas principal ajouté. (Normalement une version normale et une version purée pour répondre aux différentes textures)
Création du menu
À la création du menu, nous avons ajouter le coût par repas puisque les tarifs sont un prix fixe pour un trio (soupe, repas, dessert).
Nous avons donc ajouter la possibilité de mettre le prix directement dans le menu plutôt que de devoir aller modifier tous les prix lorsque cela change.
Le client a un menu sur 3 semaines. Il nous a demandé de pouvoir choisir à quel semaine du menu nous souhaitons débuter la première semaine.
Popote
Horaires
Les horaires permettent d'assigner un chauffer (et un baladeur, si désiré) pour chaque journée de livraison de chaque route.
Pour les chauffeurs qui font les même livraison, chaque semaine, il est possible de mettre des récurrence pour qu'ils soient automatiquement assignés, chaque semaine.
Il est possible d'envoyer les listes de livraison, par courriel, au chauffeur ou de les télécharger. D'autres téléchargements sont offerts tels que les besoin de repas ou l'horaire mensuelle ou hebdomadaire des bénévoles.
À la demande du client, nous avons ajouté la possibilité de cocher, pour chaque bénévole assigné, Sacoche ou Aide.
Popote
Routes de livraison
Le système des routes de livraison permet d'assigner tous les clients de la popote roulante sur différentes routes. Le client peut ajouter un nombre illimité de routes et ajouter le nombre de clients qu'il souhaite sur chacune d'entre elles.
Chaque route peut ensuite être optimisée par Google Map dans le but d'avoir un trajet avec le moins de kilométrage possible.
Le client a toujours la possibilité de modifier l'ordre manuellement si la proposition de Google ne lui convient pas.
En fonction de la configuration des routes, le système créera automatiquement les listes de livraison en fonction des commandes et des absents, pour chaque livraison.
Il est possible de déterminer les journées de livraison de chaque route, pour chaque semaine du menu.
**Notez que les noms et adresses sur les maquettes sont des données fictives**
Route différentes chaque jour de chaque semaine
Nous avons adapté notre système des routes afin de supporter des trajets différents pour chaque jour de la semaine, et ce, pour les 3 semaines, pour chaque route.
M. Tremblay peut être sur le trajet 1 le lundi et le trajet 4 le jeudi. Dans chaque route, il est donc possible d'avoir des clients et des trajets différents pour chaque jour de la semaine et pour chaque semaine. (15 trajets différents pour chaque route de livraison)
Lorsque l'on rentre dans une route, elle affiche automatiquement la route d'aujourd'hui, à la bonne semaine. Grâce aux flèches, il est facile de changer de journée pour gérer les trajets des autres jours de la semaine.
En plus, il était voulu de pouvoir gérer les routes par menu. Donc les routes pour la saison d'hiver peuvent être différentes que les route de la saison été. Chaque menu à donc 15 versions de trajets pour chaque route de livraison existante.
Popote
Plats chauds et congelés
Popote
Commandes automatisées des repas chauds
En fonction de la journée choisi par le CAB (exemple tous les 25 du mois), le système génère toutes les commandes de repas chauds pour le mois suivant, automatiquement, en se basant sur les journées sélectionnées dans les fiches de chaque client et de leur diète.
Commandes automatisées des repas chauds
Liste des commandes :
Permet de voir la liste de toutes les commandes, filtré par mois et par route de livraison.
Fiche de la commande :
La fiche de commande représente les détails de la commande d'un client. Elle contient les informations des repas choisi par le système avec la possibilité de les modifier ou d'annuler une journée.
Toute les journées affichent un tag automatique lorsque créée par le système, si la commande est modifiée manuellement, la journée affichera un tag Modifiée.
Modification de la commande :
Il est possible de modifier la commande en modifiant les choix effectués par le système pour la soupe, le repas, les légumes ou le dessert. Il est également possible de modifier le type de cabaret pour cette journée seulement.
Les listes de livraison se génèrent automatiquement en fonction des clients sur chaque route (en fonction de la journée et de la semaine) et de qui a un repas ou non pour cette journée.
Il n'est pas nécessaire de modifier les routes chaque fois qu'il y a un absent.
Commandes automatisées complexes
Pour répondre aux besoins du CAB avec les différentes variations des plats et textures, nous avons développé un système de point.
Chaque plat reçoit un point lorsqu'une de ses variations correspond à la diète du client. Le repas recevant le plus de points est attribué. En cas d'égalité, le repas le plus haut dans le menu est choisi.
Par exemple :
Repas 1 : Porc dijonnaise a une version sans sucre mais ne correspond pas à la texture molle. Le repas reçoit 1 point
Repas 2 : Macaroni au fromage a une version sans sucre et à la texture molle, le repas reçoit 2 points.
Repas 3 : Pâté chinois a une version dans sucre et à la texture molle, le repas reçoit également 2 points.
Pour départager, le système regarde simplement l'ordre des repas dans le menu et attribue celui qui a été ajouté en premier, donc, le macaroni au fromage.
Cette opération est effectué pour les soupes, le repas, les légumes et les desserts, pour chaque client.
Transports
Liste des demandes
Permet de voir toutes les demandes de transport créées avec la possibilité de les filtrer selon plusieurs critères grâce au moteur de recherche.
Les demandes sont affichées dans la couleur de leur statut afin de voir rapidement l'état de la situation.
À partir de la liste des demandes, il est possible d'assigner un bénévole, de modifier le statut, d'ajouter une note ou de cliquer pour voir la demande complète.
Transports
Demande de transport
Création d'une demande de transport
La première étape est de sélectionner le client dans un menu déroulant qui affiche la liste de tous les clients qui ont le service des transports actif.
À la droite du formulaire de demande, la fiche du client sélectionné apparaît avec les informations pertinentes pour ses demandes de transport.
- Informations générales
- Besoins physiques et cognitif
- Note pour les transport
- Liste noire
- Restriction de genre
Par défaut, le système utilise l'adresse du client comme adresse de départ mais il est possible de décocher pour entrer une adresse manuellement si le client ne se trouve pas chez lui
Ensuite, il faut sélectionner le point de rendez-vous parmi la liste des points de rendez-vous configurés dans l'intranet. Il est aussi possible de cocher pour entrer un nouveau point de rendez-vous manuellement.
L'intranet permet également d'inverser le point de rendez-vous et le domicile du client dans les cas où il faut aller chercher un client à l'hôpital pour le ramener chez lui, par exemple.
Il faut sélectionner la date du transport dans un calendrier et indiquer l'heure du rendez-vous.
Une case à cocher ''Prévoir le retour'' permet d'indiquer au système que la facturation doit être aller-retour.
La case double aller-retour permet de doubler le tarif aller-retour.
Il est possible d'ajouter des récurrences pour les cas de dialyse, par exemple.
Le système créera toutes les demandes de transport pour la période sélectionnée, pour les journées sélectionnées.
Par exemple, tous les lundis, mercredi, vendredi entre le 1er janvier et le 31 décembre.
Ne reste plus qu'à assigner un bénévole pour chacune de ces demandes.
Pouvoir ajouter jusqu'à 2 payeurs pour le transport.
Il est possible d'ajouter une note si ce transport a une particularité autre que la note des transports du client lui-même.
Par exemple :
- La clinique se trouve à proximité de la porte B.
- Utiliser le stationnement derrière l'édifice.
- Il y a des travaux sur la rue X il est préférable de passer par la rue Y.
Choisir un bénévole parmi la liste affichée dans le menu déroulant.
La liste affiche toujours les bénévoles disponibles qui sont le plus prêt du client, au plus loin.
Un code de couleur permet de connaître la charge de travail du bénévole pour cette journée.
- Vert : Disponible et rien de prévu
- Jaune : Disponible mais un transport en attente de confirmation
- Rouge : Disponible mais déjà un transport confirmé aujourd'hui
Les bénévoles préférés du client affichent dans le haut, séparés par une ligne.
**Les noms des bénévoles ont été masqués**
Dès que le système a un client, un point de rendez-vous et un bénévole d'assigner. Il peut automatiquement afficher le coût à payer par le client et le coût à rembourser au bénévole en fonction de la grille de tarifs configurée dans ce projet.
Lorsque le transport est effectué, il est possible d'ajouter des informations supplémentaires telles que :
- Frais de repas
- Frais de stationnement
- Kilométrage excédentaire
- Heure de début / Heure de fin
- Calcul automatique du temps du transport
Transports
Calendrier des transports
Avec une vue hebdomadaire ou journalière, le calendrier permet de voir rapidement l'ensemble des demandes de transport pour la période choisie.
La légende de statut sert également de filtre, elle permet donc de, par exemple, ne pas afficher les demandes traitée pour voir uniquement celles pour lesquelles un travail reste à faire.
À partir du calendrier, il est possible de voir les informations de la demande, modifier le statut, assigner un bénévole ou cliquer pour voir la demande complète.
Transports
Gestion des tarifs
Type de tarifs
Types de payeurs
Tarifs différents pour OSBL/Usager, autres payeurs et remboursements aux bénévoles.
Transport adapté
Les tarifs pour transports adaptés sont différent s'ils sont payés par le CAB ou par un OSBL.
Tarifs locaux
Tarifs fixes pour les transports à l'intérieur de Rouyn-Noranda.
Tarifs fixes extérieures
Certaines villes extérieures sont configurées avec un tarifs fixes.
Villes non mentionnées
Pour toutes les villes non mentionnées (qui n'ont pas de tarifs fixes) les tarifs sont un prix fixe de base + un tarifs au kilométrage calculé par le système.
Services offerts
L'option des services offerts permet d'ajouter 100% des services rendus par l'organisme ainsi que le nombre d'heures de bénévolat rattaché à chaque service. Cela permet ensuite de générer les statistiques annuelles sur le nombre d'actions bénévoles effectué ainsi que le nombre d'heures de bénévolat.
Services offerts
Services offerts (Actions bénévoles)
Vous pouvez facile ajouter un service rendu en indiquant les clients qui ont reçu le service et les bénévoles qui l'ont effectué.
Vous pouvez également ajouter le nombre d'heures, le nombre d'actions bénévoles totale, les autres personnes rejointes (si pas membre de l'organisme) et même le kilométrage, s'il y a lieu. Les services peuvent être offert à des clients, sans bénévole ou être rendu par des bénévoles, sans client (Cuisiner les repas, par exemple)
Les services peuvent être classés par catégories et sous-catégories. L'organisme peut facilement ajouter des catégories, sous-catégories et services, par elle-même.
Par exemple :
- Catégorie : Administration
- Sous-Catégorie : Conseil d'administration
- Service : Rencontre du CA
Services offerts
Statistiques
Les statistiques des actions bénévoles offrent 3 grosses catégories de statistiques dans lesquelles nous retrouvons plusieurs autres filtres afin de répondre à tous les besoins en statistiques.
Pour chaque sélection, il est possible d'avoir un PDF du graphique et des données pour les filtres actifs.
Par période
Dans la sélection par période, nous retrouvons les filtres suivants :
- Choix de la période : Cette semaine, la semaine passée, ce mois-ci, le mois dernier, cette année, l'année passée
- Catégorie : Avoir le nombre d'action et le nombre d'heures pour la catégorie Administration pour la période choisie
- Sous-catégorie : Avoir les statistiques pour le conseil d'administration, pour tous les services
- Par services : Avoir le nombre d'heures pour les rencontres du CA, pour la période choisie
- Statistiques des clients
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Par services
Dans la sélection par services, nous retrouvons les filtres suivants :
- Catégorie : Voir uniquement les statistiques de tous les services de cette catégorie
- Sous-catégorie : Voir uniquement les statistiques des services de cette sous-catégorie
- Par services : Voir les statistique d'un service en particulier
- Statistiques des clients (pour le(s) service(s) choisi(s))
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles (pour le(s) service(s) choisi(s))
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Par trimestre
Dans la sélection par trimestre, nous retrouvons les filtres suivants :
- Choix du trimestre
- Catégorie : Avoir le nombre d'action et le nombre d'heures pour la catégorie Administration pour le trimestre choisi
- Sous-catégorie : Avoir les statistiques pour le conseil d'administration, pour tous les services
- Par services : Avoir le nombre d'heures pour les rencontres du CA, pour la période choisie
- Statistiques des clients (pour le trimestre choisi)
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles (pour le trimestre choisi)
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Rapports
Rapports Standards
Horaire hebdomadaire de la livraison de la popote
Permet d'avoir, sur papier, l'horaire hebdomadaire des chauffeurs et baladeurs pour la popote roulante.
**Les noms des bénévoles ont été masqués**
Exportation des jumelages
Dans chaque client il est possible d'exporter son rapport de jumelage pour les visites et appels d'amitié.
Exportation des routes en PDF
Dans chaque route, pour chaque journée, il est possible d'exporter la route en PDF. Le rapport affiche l'image de la carte avec les points de chaque client dessus. La liste des clients affichent sur les pages suivantes avec leur rang respectif et leurs informations personnelles.
Exportation des remboursements aux bénévoles des transports
Il est possible d'exporter en excel ou en PDF le rapport de remboursements pour un bénévole faisant de l'accompagnement transport.
Exportation des remboursements des bénévoles de la popote roulante
Il est possible d'exporter en PDF ou excel, le rapport de remboursement pour un chauffeur effectuant de la livraison pour la popote roulante.
Exportation des bons de commande en PDF
Il est possible d'exporter le bon de commande en PDF pour tous besoins nécessitant le montant dû pour le mois en cours, avant de générer la facture.
Exportation des statistiques
Il est possible d'exporter en PDF les graphiques de statistiques se trouvant dans la page Exporter des statistiques.
La page offre des statistiques sur les clients, bénévoles, demandes de transport, popote roulante et les actions bénévoles.
Exportation des factures en PDF
Il est possible de télécharger chaque facture de l'intranet pour pouvoir l'imprimer ou simplement conserver les fichiers.
Rapports
Rapports personnalisés
Besoins de repas chauds
Nous avons adapté notre rapport des besoins de repas chauds pour intégrer les différentes variation de chaque plat. Le fichier excel affiche un onglet cumulatif et un onglet pour chaque route.
Horaire mensuelle des bénévoles
Nous avons créé, sur mesure, un rapport mensuel pour l'horaire des bénévoles de la popote roulante.
**Les noms des bénévoles ont été masqués.**
Exportation des menus
À partir de la liste des menus, il est possible de générer un rapport d'un menu en cliquant sur l'icone d'imprimante. Le fichier excel affiche quel repas est attribué à quelle diète, pour chacune des journées de chaque semaine du menu.
Liste de livraison de la popote roulante
Rapports
Page rapports
La page rapport permet de créer des rapports excels personnalisés pour une multitude d'options :
Les clients
Il est possible de sortir un rapport pour tous les clients ou de filtrer selon les critères suivants :
- Date de naissance : Entre telle et telle date
- Type de client : Actif, inactif ou Fermé
- Services utilisés
Les bénévoles
Il est possible de sortir un rapport pour tous les bénévoles ou de les filtrer par :
- Date de naissance : entre telle et telle date
- Municipalité
- Type de bénévole : Actif, Inactif ou Fermé
- Membre
- Disponibilités : seulement les bénévoles disponible le lundi, par exemple.
- Services
Demandes de transport
Pouvoir sortir la liste complète de toutes les demandes de transport. Il est également possible de filtrer par :
- Date de demande
- Cette semaine
- Semaine dernière
- Ce mois-ci
- Mois dernier
- Dates personnalisées
- Point de rendez-vous
- Municipalité
- Covoiturage
- Statut
- Client
- Bénévole
Popote roulante
Il est possible de sortir un rapport pour les commandes de repas chauds ou congelés et de filtrer la liste par :
- Date de la commande
- Cette semaine
- La semaine dernière
- Ce mois-ci
- Le mois dernier
- Dates personnalisées
- Route de livraison
- Client
- Statut
Actions bénévoles
Le rapport des actions bénévoles permet de filtrer selon plusieurs critères :
- Date : Cette semaine, la semaine dernière, ce mois-ci, le mois dernier, cette année, l'année dernière et dates personnalisées.
- Catégorie : Seulement les actions pour la catégorie Administration, par exemple.
- Sous-Catégorie : Voir seulement les actions de la sous-catégorie Conseil d'administration (dont Administration est la catégorie principale)
- Service : Voir seulement les actions pour le service Rencontre du CA (Qui se trouve dans la catégorie Administration et la sous-catégorie Conseil d'administration)
- Client : Voir la liste des services reçus par un client.
- Bénévole : Voir la liste des actions bénévoles effectuées par un bénévole en particulier.
Remboursement aux bénévoles
bénévoles des transports
Nous avons bâti un système qui permet de rapidement voir les montants à rembourser à un bénévole pour une période choisie (Ce mois-ci, le mois dernier ou dates personnalisées)
Il faut simplement sélectionner le bénévole et la période et l'ensemble des transports effectués par le bénévole affichera dans le bas avec toutes les valeurs. Il est possible de modifier une donnée simplement en cliquant dessous.
Plusieurs actions possibles :
- Indiquer les transports qui ont été remboursés
- Modifier les valeurs (en cliquant dessus)
- Ajouter un montant payé par le client (conserver ou non par le bénévole)
- Exporter en Excel ou en PDF
bénévoles de la popote roulante
Le même système est utilisé pour les remboursements des chauffeurs pour la livraison de la popote roulante.
Il faut simplement sélectionner le bénévole et la période. Toutes les livraisons effectuées par le chauffeur pendant cette période afficheront, dans le bas.
Le montant à rembourser, pour chaque livraison, se calcul en fonction des clients qui sont sur la route (kilométrage total) et de l'indemnisation configurée pour chaque route.
Plusieurs actions possibles :
- Indiquer les livraisons qui ont été remboursées
- Modifier les valeurs (en cliquant dessus)
- Exporter en Excel ou en PDF
Bons de commande
Un bon de commande est créé automatiquement lors de la création d'une demande de transport ou d'une commande de repas chauds ou congelés. Pour la facturation mensuelle, les bons de commandes se mettent à jour automatiquement si une demande de transport s'ajoute, dans le même mois ou si une journée dans la commande de repas chauds est annulée. À la fin du mois, le bon de commande est prêt à être générer en facture.
Bons de commande
Liste des bons de commande
La liste des bons de commande permet de voir la totalité des bons créés avec les informations de base : # du bon de commande, nom du client, payeur, mois, montant à facturer, le service et le statut
À partir de la liste il est possible de faire des actions groupées comme générer les factures ou modifier les statuts.
Système de recherche
Le système de recherche permet de filtrer les bons de commande par client, service, payeur, période ou statut.
Il est donc facile de générer toutes les factures des bons de commande pour le mois dernier, en même temps.
Payeurs
L'équipe du CAB souhaitait pouvoir séparer un bon de commande en plusieurs payeurs en choisissant le % devant être facturé à chacun. Nous avons donc bâti, sur mesure, un système permettant d'ajouter plusieurs payeurs en sélectionnant le payeur dans le menu déroulant, indiquant l'adresse de facturation pour le payeur et en sélectionnant son % de paiement pour le bon de commande.
Le système, intelligent, affiche automatiquement le % restant, par défaut, lors de l'ajout d'un payeur.
Lorsque l'on génère la facture, à partir du bon de commande, plusieurs factures sont générées en même temps, une pour chaque payeur.
Les montants dans les factures sont automatiquement ajusté, pour chaque élément de la facture en fonction du pourcentage.
Exemple de factures
25% du bon de commande a été attribué au CAB Rouyn Noranda alors que 75% du bon de commande a été attribué au client directement. Il est possible de voir, sur les factures ci-dessous que le CAB a été facturé 18$ soit, 1,50$ par repas et que le client a été facturé 54$ soit 4,50$ par repas.
Facturation
Facture
La liste des factures présente la totalité des factures avec un système de recherche permettant de les filtrer selon certains critères : client, département, payeur, méthode de paiement, méthode d'envoi, période.
En sélectionnant plusieurs factures, il est possible de faire des actions groupées telles que :
- Modifier le statut
- Envoyer les factures par courriel (Envoie d'un seul coup à tous les clients qui ont un courriel valide)
- Imprimer les factures (un gros PDF regroupant les factures sélectionnées)
- Supprimer les factures
**Les noms des clients sont fictifs**
Stats et Logs
Statistiques
Administration
Gestion de l'intranet