Étude de cas
Saguenay-Lac-Saint-Jean
Les défis
du CAB
Notre force chez Géant du Web, c'est le sur mesure !
Nous avons construit un intranet personnalisé pour le CAB du Lac afin de leur permettre de gérer principalement leur service de transport.
Tarifs
Plusieurs configurations de tarifs afin de correspondre aux besoins en place.
Remboursements aux bénévoles
Nous avons construit un système permettant de rembourser mensuellement chaque bénévole du service des transports
Carte de membre
Construction, sur mesure, d'un système de facturation automatique des cartes de membre pour le service des transports.
Tableau de bord
Tableau de bord
Le tableau de bord est la page d'accueil de l'intranet, il contient les éléments suivants :
- Graphiques de statistiques
- Liste des demandes de transport en attente de traitement
- Nombre de bénévoles avec vérifications expirées
- Liens rapides vers les formulaires (nouveau client, nouvelle demande de transport, etc.)
- Logs de modifications en temps réel
- Accès au menu qui permet d'accéder à toutes les autres pages de l'intranet.
Clients
Le gestionnaire de client permet de garder toutes les informations d'un client à la même place même si celui-ci utilise plusieurs services.
La liste affiche l'ensemble des clients avec un système de recherche permettant de rechercher par certains critères : mots-clé, municipalité, services utilisés, etc.
La fiche rassemble plusieurs sections permettant d'avoir une panoplie d'informations pertinentes à propos du client :
- Les services utilisés
- Les informations générales
- Les contacts en cas d'urgence / intervenants
- Les crédits au compte
- Les notes
- Les fichiers
- L'historique
Clients
Volets services
Volet transport
Les volet transport permet d'ajouter des informations spécifiques, utiles pour le service des transports.
Les informations importantes affichent chaque fois que le client est sélectionné dans une demande de transport.
- Les besoins physiques et cognitifs du client
- La note pour les transports
- La liste noire
- Les contraintes de genre
- Les informations générales
Pour ce client spécifiquement nous avons également :
- La carte de membre pour le service des transports
- Le type de véhicule requis pour le transport du client
- La possibilité de cocher mauvaise créance
Carte de membre des transports
À l'ajout d'un nouveau client, l'employé met la date d'expiration de la carte avec le statut à payer. Cela facture automatiquement le prix de la carte de membre sur le bon de commande des transport.
Lorsque la facture où se trouve le frais de la carte est payée, le statut se change automatiquement pour Actif.
Le statut se change automatiquement à Inactif lorsque la date est expirée.
Si le client souhaite renouvelé, l'employé change la date d'expiration et remet le statut à À payer. Le processus recommence.
Nous avons ajouter sur la liste des clients la possibilité de filtrer par statut de la carte de membre. Il est donc facile de contacter tous les clients dont la carte est expirée.
Bénévoles
Liste et fiche
Transports
Liste des demandes
Permet de voir toutes les demandes de transport créées avec la possibilité de les filtrer selon plusieurs critères grâce au moteur de recherche.
Les demandes sont affichées dans la couleur de leur statut afin de voir rapidement l'état de la situation.
À partir de la liste des demandes, il est possible d'assigner un bénévole, de modifier le statut, d'ajouter une note ou de cliquer pour voir la demande complète.
Transports
Demande de transport
La sélection du client
La première étape de la création d'une demande de transport est de sélectionner le client.
Suite à sa sélection, sa fiche des transports affiche à la droite du formulaire avec toutes les informations nécessaires :
- Informations générales
- Besoins physiques et cognitifs
- Liste noire
- Contrainte de genre
- Note pour les transport
- Type de véhicule adapté à sa condition
- Alerte si mauvaise créance
Les adresses
Après avoir sélectionner le client, il est possible d'indiquer les adresses du transport celle pour aller chercher le client et celle du point de rendez-vous.
Par défaut, le système utilise l'adresse du client mais il est possible de décocher pour entrer une adresse manuellement si le client n'est pas chez lui.
Les points de rendez-vous réguliers sont ajoutés dans l'administration de l'intranet afin d'éviter de devoir inscrire l'adresse manuellement plusieurs fois. Pour les nouveaux point de rendez-vous, il est possible de cocher pour entrer une adresse manuellement.
Les administrateurs peuvent facilement ajouter de nouveaux points de rendez-vous via l'administration de l'intranet.
Nous avons ajouter une option qui permet d'inverser le point de rendez-vous et l'adresse du client dans les cas où le transport nécessite d'aller chercher un client à l'hôpital pour le ramener chez lui, par exemple.
Récurrences
Il est possible de configurer des récurrences dans une demande. On choisit les journées de répétition, une plage de dates et le système créé des demandes de transport pour toutes les dates correspondantes avec les même informations que la demande de transport actuelle.
Ne reste plus qu'à aller assigner un bénévole pour chacune d'entres-elles.
La liste des bénévoles affichent en ordre de distance par rapport au domicile du client, dans le menu déroulant.
Il y a un code de couleur pour faciliter le choix :
- Vert : Le bénévole est disponible et n'a rien de prévu dans la journée.
- Jaune : Le bénévole est disponible mais a une demande de transport en attente de confirmation
- Rouge : Le bénévole est disponible mais a déjà une demande de transport confirmée dans la journée.
Motif et particularités
Il est ensuite possible de finaliser les informations du transport en sélectionnant le motif et en laissant une note spécifique pour se transport.
Par exemple :
- La clinique se trouve à proximité de la porte B.
- Utiliser le stationnement derrière l'édifice.
- Il y a des travaux sur la rue X il est préférable de passer par la rue Y.
Covoiturage
Pour les bénévoles qui ont déjà un transport confirmé, dans la journée, il est possible de faire du covoiturage.
Lors de la sélection du bénévole (qui affiche en rouge), les informations sur ses transports prévus la même journée affiche dans le bas. Il est possible de cliquer sur le bouton Covoiturage pour jumeler les transports.
Un tarif différent est alors appliqué pour la facturation des 2 clients et pour le remboursement du bénévole.
Transports
Calendrier des transports
Avec une vue hebdomadaire ou journalière, le calendrier permet de voir rapidement l'ensemble des demandes de transport pour la période choisie.
La légende de statut sert également de filtre, elle permet donc de, par exemple, ne pas afficher les demandes traitée pour voir uniquement celles pour lesquelles un travail reste à faire.
À partir du calendrier, il est possible de voir les informations de la demande, modifier le statut, assigner un bénévole ou cliquer pour voir la demande complète.
Transports
Gestion des tarifs
Les tarifs
Tarifs fixes locaux
Un tarif fixe est prévu pour tous les transports locaux, à l'intérieur de la ville d'Alma.
Tarifs au kilométrage
Pour tous les transports extérieurs, le client est facturé un montant par kilomètre.
Covoiturage
Le tarif pour le covoiturage est différent du tarif de base. Lors d'un covoiturage on doit charger 0,52 sous par kilomètre pour le trajet complet. Nous devons ensuite séparer le kilométrage en deux pour la facturation de chaque client, mais pas le montant.
Le bénévole doit aussi avoir la moitié du kilométrage, mais le montant ne change pas.
Tarif Cancer
Nous avons configuré un tarif spécial pour les clients qui ont moins de 65 ans mais qui ont des transports dont le motif est Cancérologie.
Tarifs réduits
Il y a un tarif réduit pour tous les clients de 65 ans et plus.
Payeurs
Tous les payeurs ont des tarifications différentes.
Services offerts
L'option des services offerts permet d'ajouter 100% des services rendus par l'organisme ainsi que le nombre d'heures de bénévolat rattaché à chaque service. Cela permet ensuite de générer les statistiques annuelles sur le nombre d'actions bénévoles effectué ainsi que le nombre d'heures de bénévolat.
Services offerts
Services offerts (Actions bénévoles)
Vous pouvez facilement ajouter un service rendu en indiquant les clients qui ont reçu le service et les bénévoles qui l'ont effectué.
Vous pouvez également ajouter le nombre d'heures, le nombre d'actions bénévoles totale, les autres personnes rejointes (si pas membre de l'organisme) et même le kilométrage, s'il y a lieu. Les services peuvent être offert à des clients, sans bénévole ou être rendu par des bénévoles, sans client (Cuisiner les repas, par exemple)
Les services peuvent être classés par catégories et sous-catégories. L'organisme peut facilement ajouter des catégories, sous-catégories et services, par elle-même.
Par exemple :
- Catégorie : Administration
- Sous-Catégorie : Conseil d'administration
- Service : Rencontre du CA
Services offerts
Statistiques
Les statistiques des actions bénévoles offrent 3 grosses catégories de statistiques dans lesquelles nous retrouvons plusieurs autres filtres afin de répondre à tous les besoins en statistiques.
Pour chaque sélection, il est possible d'avoir un PDF du graphique et des données pour les filtres actifs.
Par période
Dans la sélection par période, nous retrouvons les filtres suivants :
- Choix de la période : Cette semaine, la semaine passée, ce mois-ci, le mois dernier, cette année, l'année passée
- Catégorie : Avoir le nombre d'action et le nombre d'heures pour la catégorie Administration pour la période choisie
- Sous-catégorie : Avoir les statistiques pour le conseil d'administration, pour tous les services
- Par services : Avoir le nombre d'heures pour les rencontres du CA, pour la période choisie
- Statistiques des clients
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Par servive
Dans la sélection par services, nous retrouvons les filtres suivants :
- Catégorie : Voir uniquement les statistiques de tous les services de cette catégorie
- Sous-catégorie : Voir uniquement les statistiques des services de cette sous-catégorie
- Par services : Voir les statistique d'un service en particulier
- Statistiques des clients (pour le(s) service(s) choisi(s))
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles (pour le(s) service(s) choisi(s))
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Par trimestre
Dans la sélection par trimestre, nous retrouvons les filtres suivants :
- Choix du trimestre
- Catégorie : Avoir le nombre d'action et le nombre d'heures pour la catégorie Administration pour le trimestre choisi
- Sous-catégorie : Avoir les statistiques pour le conseil d'administration, pour tous les services
- Par services : Avoir le nombre d'heures pour les rencontres du CA, pour la période choisie
- Statistiques des clients (pour le trimestre choisi)
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
- Statistiques des bénévoles (pour le trimestre choisi)
- Par tranches d'âge
- Par municipalité
- Par genre
Remboursement aux bénévoles
Bénévoles des transports
Nous avons bâti un système qui permet de rapidement voir les montants à rembourser à un bénévole pour une période choisie (Ce mois-ci, le mois dernier ou dates personnalisées)
Il faut simplement sélectionner le bénévole et la période et l'ensemble des transports effectués par le bénévole affichera dans le bas avec toutes les valeurs. Il est possible de modifier une donnée simplement en cliquant dessous.
Plusieurs actions possibles :
- Indiquer les transports qui ont été remboursés
- Modifier les valeurs (en cliquant dessus)
- Ajouter un montant payé par le client (conserver ou non par le bénévole)
- Exporter en Excel ou en PDF
Bons de commande
Un bon de commande est créé automatiquement lors de la création d'une demande de transport ou d'une commande de repas chauds ou congelés. Pour la facturation mensuelle, les bons de commandes se mettent à jour automatiquement si une demande de transport s'ajoute, dans le même mois ou si une journée dans la commande de repas chauds est annulée. À la fin du mois, le bon de commande est prêt à être générer en facture.
Bons de commande
Liste des bons de commande
La liste des bons de commande permet de voir la totalité des bons créés avec les informations de base : # du bon de commande, nom du client, payeur, mois, montant à facturer, le service et le statut
À partir de la liste il est possible de faire des actions groupées comme générer les factures ou modifier les statuts.
Système de recherche
Le système de recherche permet de filtrer les bons de commande par client, service, payeur, période ou statut.
Il est donc facile de générer toutes les factures des bons de commande pour le mois dernier, en même temps.
**Les noms visibles sont des noms fictifs**
Bons de commande
Les bons de commandes
Le bon de commande pour le service des transport est un bon mensuel. Il s'ajuste automatiquement, pendant tout le mois, lors de l'ajout de transport pour le même client, lors d'annulation de transport ou lors d'ajout de frais dans la demande.
À la fin du mois, le bon de commande affiche 100% des transports du client pendant le mois avec la possibilité de modifier les informations en cliquant dessus.
Lors que le mois est terminé et que les valeurs sont bonnes, le bon de commande génère la facture mensuelle.
** Les informations sur le bon de commande sont fictives**
Facturation
Facture
Liste des factures
La liste des factures présente la totalité des factures avec un système de recherche permettant de les filtrer selon certains critères : client, département, payeur, méthode de paiement, méthode d'envoi, période.
En sélectionnant plusieurs factures, il est possible de faire des actions groupées telles que :
- Modifier le statut
- Envoyer les factures par courriel (Envoie d'un seul coup à tous les clients qui ont un courriel valide)
- Imprimer les factures (un gros PDF regroupant les factures sélectionnées)
- Supprimer les factures
Solde
À la demande de notre client, nous avons ajouter une colonne solde dans la liste des factures, sela permet de voir rapidement si la facture a été payée en partie ou pas du tout.
**Les noms des clients ont été masqués**
Stats et Logs
Statistiques
Notre système récolte les statistiques en temps réel et permet de sortir des fichiers PDF avec les graphiques des statistiques pour :
Les clients
Graphiques de statistiques par âge, par genre, par municipalité, par services utilisés et par type.
Les bénévoles
Des graphiques de statistiques par âge, par genre, par municipalité, par service offert, par types et si membre de l'organisme ou non.
Les transports
Nombre de transports effectués pendant une période choisie avec des graphiques par âge, par genre, par municipalité et par statut.
Les actions bénévoles
Par période, par service ou par trimestre avec plusieurs filtres possibles.
Stats et Logs
Logs des modifications
Le système garde des traces de tout ce qui se passe dans l'intranet avec notre système de logs.
Logs des clients
Les logs des clients affichent par défaut toutes les actions qui sont effectués dans les dossiers des clients.
Il est possible de filtrer par client pour voir ce qui s'est passé dans le dossier d'un client en particulier et/ou de filtrer par période (aujourd'hui, cette semaine, dates personnalisées).
Logs des bénévoles
Les logs des bénévoles affichent par défaut toutes les actions qui sont effectués dans les dossiers des bénévoles.
Il est possible de filtrer par client pour voir ce qui s'est passé dans le dossier d'un client en particulier et/ou de filtrer par période (aujourd'hui, cette semaine, dates personnalisées).
Logs des employés
Il est également possible de filtrer les logs par employé. Pratique pour savoir qu'est-ce qu'un employé a fait aujourd'hui que ce soit dans les dossiers clients ou bénévoles.
