Étude de cas
Bas-Saint-Laurent
Les défis
du CAB
Notre force chez Géant du Web, c'est le sur mesure !
Tarifs
Tarifs mensuels en fonction du prix de l'essence
popote
popote roulante et congelée séparées
Rapports personnalisées
Plusieurs rapports personnalisés complexes
Commandes automatisées
Journée de livraison différentes chaque semaine pour chaque client.
Commandes de repas
Ajout de commandes manuelles en plus des commandes automatisées
Remboursements aux bénévoles
calcul de 50% des taxes pour réclamation
Tableau de bord
tableau de bord
Le tableau de bord est la page d'accueil de l'intranet, il contient les éléments suivants :
- Graphiques de statistiques
- Liste des demandes de transport en attente de traitement
- Nombre de bénévoles avec vérifications expirées
- Liens rapides vers les formulaires (nouveau client, nouvelle demande de transport, etc.)
- Logs de modifications en temps réel
- Accès au menu qui permet d'accéder à toutes les autres pages de l'intranet.
Clients
Liste et fiche
La fiche du client
Toutes les informations sur un client et ses services se retrouvent dans la fiche du client :
Services utilisés
Permet d'indiquer, pour chaque service, s'il est utilisé ou non, par le client.
Information générales
Permet d'ajouter toutes les informations du clients : Nom, coordonnées, date de naissance, etc.
Contacts et intervenants
Permet d'ajouter les noms et coordonnées d'un nombre illimité de contacts en cas d'urgence et d'intervenants en plus de pouvoir laisser des notes.
Crédits au compte
Le système ajoute un crédit automatiquement au compte si le client paye un surplus sur une facture. Il utilise le crédit automatiquement à la sortie de la prochaine facture. Il est également possible d'ajouter ou utiliser un crédit manuellement.
Fichiers
Permet d'ajouter un nombre illimité de fichiers. La plupart des types de fichier sont acceptés : .jpg, .png, .pdf, .xksx, .docx, .zip, etc.
Notes permanentes
Il est possible d'ajouter des notes au dossier du client. Elles peuvent être publiques, visibles par tous les utilisateurs ou privées, visibles uniquement par certaines personnes.
Payeurs
Il faut cocher l'organisme payeur pour pouvoir ajouter le numéro de dossier du client. Ces organismes sont ensuite facturés pour les services utilisés par le client.
Historique
Permet de voir l'historique des service reçus par le client.
Clients
Volets services
Choix des journées pour la commande automatisée
Nous avons dû modifier le fonctionnement de la sélection des journées de repas pour les commandes automatisées puisque notre client nous a fait part que les journées de livraison peuvent être différente en fonction des semaines du menu.
Nous avons donc ajouter le choix des journées pour chacune des semaines des menus. Le système est également conçu pour que le volet s'adapte si le menu à 3 ou 8 semaines, automatiquement.
Congés pour la popote roulante
Nous avons ajouté, au volet popote, les congés pour les commandes automatisées.
Il est possible d'ajouter une journée de congé ponctuelle ou un congé prolongé pour la popote.
Les congés prolongés peuvent avoir une fin indéterminé où le système permet de mettre une date de relance qui est lié avec une alerte lorsque la date arrive.
Lors de l'ajout d'un congé, si la commande mensuelle est déjà créée, la commande annulera les repas pour le jour et le bon de commande se mettra automatiquement à jour en retirant la journée.
Bénévoles
Liste et fiche
Popote
Menu
Menu
Le CAB fonctionne avec un menu de 5 semaines qui se répète pendant toute la saison. Le système est configuré pour s'ajuster si le nombre de semaines change.
Création du menu
Lors de la création d'un nouveau menu le nom, les dates de début et date de fin du menu ainsi que les journées de livraison.
Dans le cas de ce CAB le menu est actif pendant plusieurs mois. Les 5 semaines s'alternent pendant toute la période configurée.
Prix du repas
Nous avons ajouté une configuration à la création du menu qui permet de mettre un prix pour un repas complet. Comme les repas sont toujours vendus en trio, afin d'éviter de devoir changer le prix de tous les plats, lors d'un changement, il était plus simple de configurer le prix directement dans le menu.
Liste des menus
La liste des menus affiche tous les menus qui ont été créés avec leur statuts ( en cours, à venir, passé).
Le menu en cours affiche toujours en premier.
À partir de la liste, il est possible d'ajouter ou supprimer un menu, de modifier un menu existant ou de gérer les semaines d'un menu existant.
Gestion des semaines
La gestion des semaines permet d'ajouter la soupe, le repas principal, le repas alternatif et le dessert pour chaque journée de livraison, pour toutes les semaines ajoutées.
Il est facile d'ajouter un nombre illimité de semaines en cliquant simplement sur un bouton.
Le système peut ensuite générer les commandes automatisées, chaque mois, en déterminant les bon repas pour les bonnes dates en fonction de la date de début du menu et du nombre de semaines configurées.
Plat alternatif
Nous avons ajouté l'option d'ajouter un plat alternatif ponctuel. Lorsque le plat principal contient du poisson ou un allergène, il est possible d'ajouter un plat alternatif en cliquant sur un bouton. Le système attribuera automatiquement le plat alternatif aux clients qui n'aiment pas le poisson ou qui ont des allergies compatibles avec les allergènes duplat.
Popote
Horaires
Les horaires permettent d'assigner un chauffer (et un baladeur, si désiré) pour chaque journée de livraison de chaque route.
Pour les chauffeurs qui font les même livraison, chaque semaine, il est possible de mettre des récurrence pour qu'ils soient automatiquement assignés, chaque semaine.
Il est possible d'envoyer les listes de livraison, par courriel, au chauffeur ou de télécharger les besoin de repas chauds et/ou congelés pour la semaine, ou pour chaque journée/ chaque route.
envoie aux fournisseurs
Sur la page des horaires de livraison, il est possible de télécharger les besoins de repas. À la demande du client, nous avons ajouter la possibilité d'envoyer, par courriel, les besoins de repas, directement aux fournisseurs.
Dans l'administration de l'intranet, il est possible d'indiquer les noms et courriels des personnes responsables, chez le fournisseur, avec un courriel dont le message est modifiable,
Sur les 2 pages des horaires, nous avons ajouter un bouton, sous les besoins de repas, qui envoi directement le fichier, en pièce jointe, avec le message configuré pour le courriel.
Listes de livraison
Nous générons normalement une liste de livraison pour chaque route, à chaque jour.
Afin de s'adapter aux besoins de notre client, nous avons générer les feuilles de livraison hebdomadaires.
Pour chaque journée, du lundi au vendredi, le système doit aller chercher le nom du repas principal pour l'afficher avec la journée. Tous les clients qui doivent recevoir le repas principal, le système écrit OUI. Pour les autres, le système inscrit le nom du repas alternatif.
Pour les clients qui n'ont pas de livraison chaque journée, les journées sans commandes sont grisées.
Le système calcul ensuite le total de repas pour chaque journée. Pour les journées dont les repas sont uniquement des repas principaux, le système inscrit seulement le nombre de repas à livrer. Pour les journées ou certains clients doivent recevoir des repas alternatifs, le système doit inscrire le nombre de repas totaux mais détailler le nombre de menu (repas principal) et d'extra (repas alternatif)
**Les informations des clients ont été masquées.**
Popote
Routes de livraison
Le système des routes de livraison permet d'assigner tous les clients de la popote roulante sur différentes routes. Le client peut ajouter un nombre illimité de routes et ajouter le nombre de clients qu'il souhaite sur chacune d'entre elles.
Chaque route peut ensuite être optimisée par Google Map dans le but d'avoir un trajet avec le moins de kilométrage possible.
Le client a toujours la possibilité de modifier l'ordre manuellement si la proposition de Google ne lui convient pas.
En fonction de la configuration des routes, le système créera automatiquement les listes de livraison en fonction des commandes et des absents, pour chaque livraison.
**Notez que les noms et adresses sur les maquettes sont des données fictives**
Indemnisations différentes
Les indemnisations pour les chauffeurs effectuant des livraison sont complètement différentes pour la popote roulante ou pour la popote congelée.
La popote roulante est une indemnisation par plateaux livrés. Notre système doit donc calculer le nombre de repas livré, chaque jour, pour ensuite multiplier par l'indemnisation par plateau pour obtenir le montant de remboursement pour le bénévole.
La popote congelé utilise plutôt un remboursement au kilométrage. Le système calcul donc le kilométrage de la route multiplier par l'indemnisation au kilométrage pour obtenir le montant à rembourser pour les chauffeurs.
Popote
Commandes de repas congelés
La commande de repas congelés permet de faire une sélection de repas parmi tous les repas congelés se trouvant dans le gestionnaire de repas.
Contrairement au repas chauds, il n'y a pas de menu, tous les repas sont toujours disponibles.
Le total se calcul automatiquement en fonction des prix des plats et il est possible de sélectionner la journée de livraison souhaitée.
Allergènes
Lors de la sélection d'un client, si celui-ci a des allergies qui sont compatibles avec les allergènes des plats, une alerte affiche à côté du nom du plat, indiquant qu'on ne doit pas commander ce repas pour ce client.
Personnalisation de la commande de repas congelée
Minimum de 4 repas
Le système a été configuré pour empêcher l'enregistrement d'une commande de repas congelée si elle contient moins de 4 repas. Un message d'erreur affiche pour indiquer qu'il faut choisir un minimum de 4 repas.
Option d'essai
Nous avons configuré une option d'essai pour les commande de repas congelée. Lorsque la case est cochée, il est possible de choisir un seul repas. Le repas choisi est gratuit pour l'option d'essai.
Le système bloque l'ajout de repas supplémentaire et une exception est programmé pour que le repas ne soit pas chargé.
Nous avons ajouté des configuration dans l'administration de l'intranet qui permet au client d'être autonome. Il peut donc modifier le nombre minimal de repas à commander. Il peut également modifier le maximum de repas pouvant être commandé lors d'un essai.
Fréquence de livraison
Les livraisons de repas congelés se font actuellement toutes les 2 semaines.
Nous avons ajouter une configuration dans l'administration de l'intranet qui permet au client de gérer sa fréquence de livraison. Elle peut choisir la journée de livraison et la date de départ. Le système ajustera les horaires et commandes pour la livraison, aux deux semaines, en fonction de cette date.
S'il y a des changements au fonctionnement, dans le futur, il est possible de changer la fréquence pour chaque semaine, facilement en la sélectionnant dans le menu déroulant.
Transports
Demande de transport
Création d'une demande de transport
Sélection du client
La première étape est de sélectionner le client dans un menu déroulant qui affiche la liste de tous les clients qui ont le service des transports actif.
Infos du client
À la droite du formulaire de demande, la fiche du client sélectionné apparaît avec les informations pertinentes pour ses demandes de transport.
- Informations générales
- Besoins physiques et cognitif
- Note pour les transport
- Liste noire
- Restriction de genre
Les adresses
Par défaut, le système utilise l'adresse du client comme adresse de départ mais il est possible de décocher pour entrer une adresse manuellement si le client ne se trouve pas chez lui
Ensuite, il faut sélectionner le point de rendez-vous parmi la liste des points de rendez-vous configurés dans l'intranet. Il est aussi possible de cocher pour entrer un nouveau point de rendez-vous manuellement.
L'intranet permet également d'inverser le point de rendez-vous et le domicile du client dans les cas où il faut aller chercher un client à l'hôpital pour le ramener chez lui, par exemple.
Date et heure
Il faut sélectionner la date du transport dans un calendrier et indiquer l'heure du rendez-vous.
Une case à cocher ''Prévoir le retour'' permet d'indiquer au système que la facturation doit être aller-retour.
Récurrences
Il est possible d'ajouter des récurrences pour les cas de dialyse, par exemple.
Le système créera toutes les demandes de transport pour la période sélectionnée, pour les journées sélectionnées.
Par exemple, tous les lundis, mercredi, vendredi entre le 1er janvier et le 31 décembre.
Ne reste plus qu'à assigner un bénévole pour chacune de ces demandes.
Notes
Il est possible d'ajouter une note si ce transport a une particularité autre que la note des transports du client lui-même.
Par exemple :
- La clinique se trouve à proximité de la porte B.
- Utiliser le stationnement derrière l'édifice.
- Il y a des travaux sur la rue X il est préférable de passer par la rue Y.
Assignation du bénévole
Choisir un bénévole parmi la liste affichée dans le menu déroulant.
La liste affiche toujours les bénévoles disponibles qui sont le plus prêt du client, au plus loin.
Un code de couleur permet de connaître la charge de travail du bénévole pour cette journée.
- Vert : Disponible et rien de prévu
- Jaune : Disponible mais un transport en attente de confirmation
- Rouge : Disponible mais déjà un transport confirmé aujourd'hui
Covoiturage
Lors de l'assignation du bénévole, il est possible de configurer un covoiturage si 2 clients vont au même endroit dans les mêmes heures.
Lors de la sélection du bénévole, ses transports prévus pour la journée affichent en dessous et il est possible de cliquer sur le bouton Covoiturage.
KM et coût
Dès que le système a un client, un point de rendez-vous et un bénévole d'assigner. Il peut automatiquement afficher le coût à payer par le client et le coût à rembourser au bénévole en fonction de la grille de tarifs configurée dans ce projet.
Infos post-transport
Lorsque le transport est effectué, il est possible d'ajouter des informations supplémentaires telles que :
- Frais de repas
- Frais de stationnement
- Kilométrage excédentaire
- Temps du transport
Frais de repas
Pour les frais de repas des bénévoles, le CAB peut rembourser un montant maximal défini. Ce montant est différent pour le déjeuner, le dîner et le souper.
Nous avons donc ajouter une configuration, dans l'administration de l'intranet, qui permet d'indiquer les montant maximum à rembourser pour un déjeuner, un dîner et un souper. Nous avons également ajuster la fiche dans la demande de transport pour pouvoir ajouter le frais de repas dans la bonne case (déjeuner, dîner ou souper)
Le système ne permet pas de mettre un montant plus élevé que le maximum, si la configuration indique maximum 15$, si le montant est plus élevé, le système modifiera le montant pour 15$.
Nous avons également ajuster l'option des remboursements du bénévole pour avoir les 3 repas séparés.
Transports
Calendrier des transports
Les vues du calendrier
Le système offre 2 vues différente pour le calendrier des transports, une vue à la journée et une vue à la semaine
Les statuts
Plusieurs statuts sont disponible pour une demande de transport, chaque transport affiche dans la couleur de son statut dans le calendrier, cela permet de voir facilement l'état de la situation.
- Rouge : Non-traitée (Il faut assigner un bénévole)
- Jaune : En attente de la confirmation du bénévole
- Bleu : Confirmation client (Le bénévole a confirmé et le client doit être avisé)
- Vert : Traitée (Le transport aura lieu, tout est confirmé)
- Gris : Annulée
Il y a également des tags :
- CO : covoiturage
- R : Récurrence
La légende
Dans le bas du calendrier se trouve la légende. Elle permet de savoir quelle couleur se rattache à quel statut.
Elle sert également de filtre, c'est-à-dire qu'il est possible de cliquer sur un statut pour le barré. Toutes les demandes de ce statut disparaîtront de la vue du calendrier.
Si, par exemple, nous voulons seulement traité tous les client à confirmer, nous pouvons désactiver tous les autres statuts pour ne garder que les demandes actuellement en bleu.
La fiche
Quand on clique sur une demande, dans le calendrier, la fiche de la demande ouvre avec toutes les informations nécessaires
- Date et heure du transport
- Coordonnées du client
- Ville de départ et d'arrivée
- Point de rendez-vous
- Le kilométrage
- Le motif du transport
- Le coût pour le client
- Le bénévole assigné
- Liste noire (si applicable)
- Hommes / femmes seulement (si applicable)
- Note sur les besoins et contraintes du client
Il est également possible de cliquer sur Voir les détails pour ouvrir la demande de transport.
Bénévoles en congé
Une infobulle apparaît, dans le coin droit de la date, si un ou plusieurs bénévoles sont en congé cette journée-là.
Au survol de la souris, les noms des bénévoles en congé, affichent.
Navigation
Le calendrier permet de naviguer dans les semaines précédentes et suivantes (pour la vue à la semaine) ou dans les journées précédentes et suivantes (pour la vue à la journée), grâce à des flèches de navigation.
Un X apparaît lors d'un changement de semaine ou de journée, en cliquant sur le X, cela permet de revenir à cette semaine ou aujourd'hui.
Actions possibles
À partir du calendrier il est possible de :
- Changer le statut d'une demande
- Assigner ou modifier un bénévole
Pour faire d'autres changements à la demande, il faut aller à la demande complète.
Services offerts
L'option des services offerts permet d'ajouter 100% des services rendus par l'organisme ainsi que le nombre d'heures de bénévolat rattaché à chaque service. Cela permet ensuite de générer les statistiques annuelles sur le nombre d'actions bénévoles effectué ainsi que le nombre d'heures de bénévolat.
Services offerts
Services offerts (Actions bénévoles)
Vous pouvez facile ajouter un service rendu en indiquant les clients qui ont reçu le service et les bénévoles qui l'ont effectué.
Vous pouvez également ajouter le nombre d'heures, le nombre d'actions bénévoles totale, les autres personnes rejointes (si pas membre de l'organisme) et même le kilométrage, s'il y a lieu. Les services peuvent être offert à des clients, sans bénévole ou être rendu par des bénévoles, sans client (Cuisiner les repas, par exemple)
Les services peuvent être classés par catégories et sous-catégories. L'organisme peut facilement ajouter des catégories, sous-catégories et services, par elle-même.
Par exemple :
- Catégorie : Administration
- Sous-Catégorie : Conseil d'administration
- Service : Rencontre du CA
Rapports
Rapports Standards
Horaire hebdomadaire de la livraison de la popote
Permet d'avoir, sur papier, l'horaire hebdomadaire des chauffeurs et baladeurs pour la popote roulante.
**Les noms des bénévoles ont été masqués**
Besoin des repas chauds
Permet de connaître la quantité nécessaire, pour chaque plat du menu, pour répondre à toutes les commandes de la semaine.
Le rapport est séparé par journée et par route avec un total pour toutes les routes au bas de chaque journée.
Besoin des repas congelés
Pour tous les repas qui ont été commandés au moins une fois, le nom du plat ainsi que la quantité nécessaire, affichent dans le rapport.
Le rapport permet de compléter 100% des commandes de repas congelés dont la livraison ou le ramassage est prévu pendant la semaine en cours.
Exportation des jumelages
Dans la fiche de chaque client qui a le service visites et appels d'amitié actif, il est possible d'exporter son rapport de jumelage.
Exportation des routes en PDF
Dans chaque route, pour chaque journée, il est possible d'exporter la route en PDF. Le rapport affiche l'image de la carte avec les points de chaque client dessus. La liste des clients affichent à gauche avec leur rang respectif et leurs informations personnelles.
Exportation des remboursements aux bénévoles des transports
Il est possible d'exporter en excel ou en PDF le rapport de remboursements pour un bénévole faisant de l'accompagnement transport.
Exportation des remboursements des bénévoles de la popote roulante
Exportation des factures en PDF
Il est possible d'exporter une facture en PDF pour pouvoir l'imprimer.
Exportation des statistiques en PDF
l est possible d'exporter en PDF les graphiques de statistiques se trouvant dans la page Exporter des statistiques.
La page offre des statistiques sur les clients, bénévoles, demandes de transport, popote roulante et les actions bénévoles.
Rapports
Rapports personnalisés
Nous avons configuré plusieurs rapports personnalisés pour ce CAB
Rapport des crédits bénéficiaires
Le rapport des crédits bénéficiaires affiche toutes les demandes de transport sur lesquelles un surplus a été payé. Il permet d'indiquer les crédits totaux pour chaque bénéficiaire qui ont payés un surplus pendant une période choisie.
Rapports des raccompagnements bénéficiaire sans les crédits
Ce rapport affiche l'ensemble des demandes de transport, classées par client, avec le montant, le montant payé et le solde.
Rapport de raccompagnement par programme
Ce rapport affiche toutes les demandes de transport payées par des payeurs organismes (programme), pour une période choisie.
Lettre avec facture
Nous avons reproduit, dans le système, la lettre envoyée avec la facture en y ajoutant les variables pour que les valeurs changent à chaque client.
- Le nom
- L'adresse
- Le genre
- Le service utilisé
Cette lettre s'ajoute automatiquement aux factures imprimées ou envoyées par courriel.
Lettre avec facture - Paiements pré-autorisés
Nous avons configuré, comme pour la lettre précédente, la lettre avec les différentes variables pour qu'elle s'ajuste selon le client et le service utilisé.
Nous avons également configuré le système pour qu'il utilise la bonne lettre pour chaque client en fonction de son mode de paiement.
Remboursement aux bénévoles
Bénévole de la popote
Le même système est utilisé pour les remboursements des chauffeurs pour la livraison de la popote roulante.
Il faut simplement sélectionner le bénévole et la période. Toutes les livraisons effectuées par le chauffeur pendant cette période afficheront, dans le bas.
Le montant à rembourser, pour chaque livraison, se calcul :
- en fonction des clients qui sont sur la route (kilométrage total) et de l'indemnisation configurée pour chaque route, dans la popote congelée.
- en fonction du nombre de plateaux livrés et du montant par plateau configuré dans chaque route, pour la popote roulante.
Plusieurs actions possibles :
- Indiquer les livraisons qui ont été remboursées
- Modifier les valeurs (en cliquant dessus)
- Exporter en Excel ou en PDF
Bénévoles des transports
Nous avons bâti un système qui permet de rapidement voir les montants à rembourser à un bénévole pour une période choisie (Ce mois-ci, le mois dernier ou dates personnalisées)
Il faut simplement sélectionner le bénévole et la période et l'ensemble des transports effectués par le bénévole affichera dans le bas avec toutes les valeurs. Il est possible de modifier une donnée simplement en cliquant dessous.
Plusieurs actions possibles :
- Indiquer les transports qui ont été remboursés
- Modifier les valeurs (en cliquant dessus)
- Exporter en Excel ou en PDF
Les taxes
Notre client avait besoin de connaître le montant pouvant être réclâmer au gouvernement pour les paiements effectués aux bénévoles. Cela représente 50% des taxes.
Comme les montants sont considérés taxes incluses, nous avons programmé une option de calcul inversé pour déterminé le montant sans taxes, le montant des taxes totales et le montant pour 50% des taxes.
Le calcul s'effectue sur 100% des fiches de remboursement des bénévoles que ce soit les bénévoles des transports, de la popote roulante ou des la popote congelée.
Bons de commande
Un bon de commande est créé automatiquement lors de la création d'une demande de transport ou d'une commande de repas chauds ou congelés. Pour la facturation mensuelle, les bons de commandes se mettent à jour automatiquement si une demande de transport s'ajoute, dans le même mois ou si une journée dans la commande de repas chauds est annulée. À la fin du mois, le bon de commande est prêt à être générer en facture.
Bons de commande
Liste des bons de commande
La liste des bons de commande permet de voir la totalité des bons créés avec les informations de base : # du bon de commande, nom du client, payeur, mois, montant à facturer, le service et le statut
À partir de la liste il est possible de faire des actions groupées comme générer les factures ou modifier les statuts.
Système de recherche
Le système de recherche permet de filtrer les bons de commande par client, service, payeur, période ou statut.
Il est donc facile de générer toutes les factures des bons de commande pour le mois dernier, en même temps.
Facturation
Facture
Liste des factures
La liste des factures présente la totalité des factures avec un système de recherche permettant de les filtrer selon certains critères : client, département, payeur, méthode de paiement, méthode d'envoi, période.
En sélectionnant plusieurs factures, il est possible de faire des actions groupées telles que :
- Modifier le statut
- Envoyer les factures par courriel (Envoie d'un seul coup à tous les clients qui ont un courriel valide)
- Imprimer les factures (un gros PDF regroupant les factures sélectionnées)
- Supprimer les factures
Assumé par le CAB
Nous avons ajouté une option, à la demande du client, pour que les montant impayés sur certaines factures puissent être assumés par le CAB.
Il est donc possible de cocher la case ''Assumer par le CAB''. Cela remet le sole à payer à 0$. Il est ensuite possible de sortir un rapport pour les montants qui ont été assumés par le CAB.
Stats et Logs
Statistiques
Administration
Gestion de l'intranet